Mistet kvittering og etterutsending
Slik løser du saker om mistet kvittering uten unødvendig rot.
Forespørsler om mistet kvittering virker små, men de tester hvor ryddig dokumentasjonen din faktisk er. En enkel rutine gjør at slike saker løses raskt og profesjonelt.
Når temaet skaper spørsmål
Situasjonen oppstår gjerne etter jobbreiser, flyplassturer eller når kunden skal ha refusjon og oppdager at kvitteringen er borte lenge etter at turen er avsluttet.
En ryddig rutine
- Be om nok informasjon til å identifisere turen uten å skape unødvendig frem og tilbake.
- Sjekk at opplysningene stemmer før du sender noe videre eller ber andre følge opp.
- Forklar kunden hva som kan leveres og hvor lang tid oppfølgingen normalt tar.
- Bruk saken som test på om dine vanlige dokumentasjonsrutiner er gode nok.
Hva du bør dokumentere
| Punkt | Hvorfor det er viktig |
|---|---|
| Tidspunkt og turdetaljer | Gjør det lettere å finne riktig tur igjen |
| Kontaktinformasjon | Er nødvendig hvis kvitteringen eller svåret skal sendes i ettertid |
| Intern sporbarhet | Sikrer at saken kan dokumenteres hvis det oppstår nye spørsmål |
Vanlige feil
- å ha så svak dokumentasjon at turen ikke lar seg finne igjen
- å love rask oppfølging uten å vite hvem som faktisk kan gjøre jobben
- å se på små ettersendinger som uviktige når de i praksis påvirker tilliten mye